La Universidad Nacional Abierta y a Distancia – UNAD recibió recientemente la Auditoría Externa de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad del Sistema Integrado de Gestión (SIG), bajo el Estándar Internacional ISO 9001, proceso que se desarrolló con el acompañamiento y coordinación de la Gerencia de Calidad y Mejoramiento Organizacional, como parte del fortalecimiento permanente de la cultura de mejora continua.
La auditoría fue desarrollada por el ingeniero Óscar Arias, auditor externo, y se llevó a cabo conforme a la planificación establecida, permitiendo una revisión integral de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación que soportan el quehacer académico, administrativo y organizacional de la Universidad.
¿Qué es una auditoría externa y cuál es su impacto en la educación superior?
Una auditoría externa es un proceso de evaluación independiente que tiene como finalidad verificar que una organización cumple con los requisitos establecidos en una norma internacional - en este caso la ISO 9001 - enfocada en los sistemas de gestión de la calidad.
Para las instituciones de educación superior, este tipo de auditorías es fundamental, ya que permite demostrar transparencia, confiabilidad y coherencia en la gestión institucional, además de fortalecer la confianza de estudiantes, familias, docentes, egresados y aliados estratégicos.
No contar con una certificación vigente o no superar satisfactoriamente estos procesos puede generar riesgos asociados a la pérdida de credibilidad, debilidades en la gestión de procesos y afectaciones en la percepción de la calidad del servicio educativo.
Evaluación del Sistema Integrado de Gestión y control documental
Uno de los ejes centrales de la auditoría fue la verificación del funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión (SIG), con énfasis en el uso adecuado del sello de certificación, la trazabilidad documental y el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el Manual de Calidad.
Durante este proceso se revisaron las caracterizaciones de procesos, los listados maestros de documentos y registros, así como los mecanismos de control documental, el desarrollo de las auditorías internas, el seguimiento y medición de procesos y análisis de datos, evidenciando la capacidad institucional para asegurar la coherencia, actualización y control de la información.
Asimismo, se realizó el seguimiento a las no conformidades identificadas en auditorías anteriores, que para el caso de la UNAD, no se presentaron en la vigencia anterior, pero sí se verificó que se hayan implementado de acciones de mejora orientadas al fortalecimiento del sistema proveniente de otras fuentes.
Gestión académica, ciclo de vida del estudiante y Gestión de la oferta educativa
La auditoría abordó de manera profunda los procesos asociados a la Gestión de la Oferta Educativa y al Ciclo de Vida del Estudiante, evaluando cómo la UNAD planifica, ejecuta y mejora sus servicios académicos desde el ingreso, permanencia y acompañamiento, hasta la graduación y relacionamiento con sus egresados.
Este análisis permitió evidenciar la articulación entre los procesos académicos, los servicios de apoyo y los sistemas de información que garantizan una experiencia educativa coherente con el modelo pedagógico de la Universidad y con los principios de acceso, inclusión y calidad.
Investigación, innovación y emprendimiento
Otro componente estratégico evaluado fue la Gestión de la investigación, la innovación y el emprendimiento, proceso misional que refleja el compromiso institucional con la generación de conocimiento y el impacto territorial.
En este ámbito se revisaron los mecanismos de planeación, seguimiento y acompañamiento a los líderes zonales de investigación, innovación y emprendimiento, así como la articulación de estos procesos con las dinámicas académicas y sociales de las regiones, evidenciando avances en la consolidación de capacidades investigativas y de innovación con enfoque territorial.
Bienestar integral y desarrollo de la plataforma humana unadista
La auditoría también profundizó en la Gestión del Bienestar Integral Unadista y en el desarrollo de la plataforma humana, evaluando los procesos relacionados con talento humano, ambiente de trabajo y bienestar de estudiantes, docentes y colaboradores.
Este análisis incluyó la revisión de prácticas orientadas al cuidado integral de la comunidad universitaria, el fortalecimiento del clima organizacional y el aseguramiento de condiciones laborales y académicas acordes con los estándares de calidad y bienestar institucional.
Gestión de recursos, infraestructura física y tecnológica
En materia administrativa y de soporte, se evaluaron los procesos de Gestión de recursos físicos, administrativos y financieros, compras, gestión integral de la infraestructura física y gestión de los servicios de infraestructura tecnológica, aspectos fundamentales para garantizar la sostenibilidad y operatividad institucional.
De igual forma, se analizó la capacidad de la UNAD para planificar, administrar y mejorar sus recursos, asegurando la disponibilidad de entornos físicos y tecnológicos que respalden el desarrollo académico y administrativo en todos los territorios donde hace presencia.
Evaluación, planificación y mejoramiento de la gestión organizacional
La auditoría incluyó la revisión de procesos estratégicos como la planificación institucional, la evaluación y aseguramiento de la gestión organizacional, la gestión de la información y el conocimiento organizacional, el seguimiento y medición del servicio de Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano (ETDH) y los mecanismos de mejora continua.
Este componente permitió evidenciar cómo la Universidad analiza su desempeño, toma decisiones basadas en datos y orienta sus acciones hacia el fortalecimiento permanente de sus procesos y resultados institucionales.
Ampliación de la Certificación ISO 14001
En el marco de la evolución de las dinámicas del Sistema Integrado de Gestión (SIG), uno de los retos estratégicos proyectados para 2025 fue la ampliación del alcance de la Certificación Internacional ISO 14001, correspondiente al Sistema de Gestión Ambiental (SGA), para el Centro Comunitario de Atención Virtual – CCAV Neiva.
Gracias al trabajo articulado entre el liderazgo nacional del SGA y el equipo del centro, la evaluación realizada por el ingeniero Edward Guantiva, Auditor Líder del SGA en la Auditoría Externa, permitió evidenciar que los mecanismos definidos en el sistema y su aplicación en las dinámicas propias del CCAV cumplen de manera satisfactoria con los requisitos establecidos en el estándar internacional.
Como resultado de este proceso, el CCAV Neiva se integró al alcance de la certificación ISO 45001 del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) y fue reconocido como la sexta sede a nivel nacional en alcanzar la certificación bajo el estándar internacional ISO 14001 para la gestión ambiental.
Este reconocimiento valoró, entre otros aspectos, la implementación de buenas prácticas de gestión ambiental, el uso de tecnologías limpias, el compromiso de la plataforma humana en la segregación adecuada de residuos y el uso responsable de los recursos en el desarrollo de las actividades académicas y administrativas, consolidando el enfoque institucional hacia la sostenibilidad y la responsabilidad ambiental.
Compromiso permanente con la mejora continua
La Auditoría Externa de Seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001 ratifica el compromiso de la UNAD con una gestión institucional sólida, transparente y orientada a la mejora continua, consolidando procesos que impactan de manera positiva la formación académica, la investigación, el bienestar y el desarrollo organizacional.
A través del SIG, la Universidad continúa fortaleciendo su capacidad para responder a los retos del entorno, garantizar la calidad de sus servicios y aportar al desarrollo educativo y social de los territorios en los que hace presencia.
Concepto del auditor externo y balance del proceso
Al cierre de la Auditoría Externa de Seguimiento, el ingeniero Óscar Ortiz, auditor de la firma SGS, destacó la solidez y el rigor del Sistema de Gestión de la Calidad de la UNAD, al calificarlo como un “sistema serio, estructurado y aplicado de manera coherente en la práctica institucional”.
Durante el proceso de auditoría se revisaron 107 documentos, se realizaron 65 entrevistas directas a integrantes de la comunidad universitaria y se verificó la correcta aplicación de los lineamientos del sistema en los procesos académicos, administrativos y de apoyo. Como resultado de esta evaluación, no se registraron no conformidades, lo que evidencia el nivel de madurez y apropiación del Sistema Integrado de Gestión en la Universidad.
El auditor resaltó que la calidad no se limita a la documentación, sino que se refleja en la aplicación real de los procesos, señalando que los verdaderos testigos de la calidad de los servicios son los integrantes de la comunidad unadista, quienes conocen, aplican y sostienen los estándares definidos por la institución. En este sentido, reiteró que la UNAD es la principal responsable de la calidad de los servicios que ofrece, a través de su compromiso permanente con la mejora continua.
De acuerdo con el informe emitido por SGS - organismo certificador independiente - los resultados de la auditoría se rigen por un acuerdo de confidencialidad, conforme a las buenas prácticas internacionales de evaluación de sistemas de gestión.
Finalmente, se destacó de manera especial la labor del equipo de la Gerencia de Calidad y Mejoramiento Organizacional, reconocido como un eje fundamental en la articulación, seguimiento y sostenimiento del Sistema Integrado de Gestión, constituyéndose en una columna estratégica para el fortalecimiento de la cultura de calidad institucional.
