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¡Apreciados y respetados miembros de la Comunidad Unadista! 

Algunos me han dicho que en la UNAD a veces se hacen muchas, muy largas y no siempre efectivas reuniones, que eso distrae las agendas propias de cada profesional y dependencia, que se afecta el cumplimiento de indicadores y que no nos permite avanzar con la velocidad institucionalmente deseada. 

Debo reconocer que esos comentarios tienen razón. 

El inmenso compromiso personal, profesional e institucional de la gran mayoría de nuestros líderes Unadistas, ha creado una cultura de entrega pocas veces vista en una universidad. Pero dicha buena voluntad, disposición de tiempo, amor al trabajo y al proyecto UNAD deben estar mejor organizados, para que no se conviertan en un trabajo agobiante y poco o nada productivo; una “activitis” que da la sensación errónea de haber hecho mucho y en realidad no haber aportado nada. 

Como autocríticos que somos, debemos revisar el tema, para evitar esto y, paradójicamente, avanzar mejor, más rápido y crear mejores condiciones de trabajo.r 

Una organización exitosa no es sólo aquella que, como la UNAD, cuenta con profesionales altamente cualificados, comprometidos y que alcanzan las metas institucionales, sino también la que, además, garantiza que el trabajo se dé en óptimas condiciones de tiempo, interacciones, acuerdos de trabajo, pausas y dedicación al mismo. 

No desviar la atención o posponer el cumplimiento de los objetivos de cada unidad por atender temas urgentes, más que importantes; trabajar intensamente durante el tiempo laboralmente comprometido y sólo excepcionalmente tomar para el trabajo de oficina tiempo personal libre, de otras actividades y, especialmente, de la familia; convocar a reuniones solamente a aquellos compañeros de trabajo que realmente se requieren por su real aporte, y cuando las circunstancias, agenda y contenidos realmente lo ameriten, pues se ha comprobado que muchos desafíos institucionales no demandan reuniones para hallar una solución; procurar cumplir la totalidad de la agenda propuesta (que ojalá no supere tres o, máximo, cuatro puntos) en un tiempo incluso menor al programado; concentrarse en una sola reunión y no en dos o tres al tiempo; y siempre tener presente el objetivo estatutario o funcional de las reuniones, cuerpos colegiales, comités y diversos grupos de trabajo, sus integrantes, el nivel de madurez de las propuestas a estudiar y la agilidad en el debate y aprobaciones, entre otros aspectos. Estas acciones deberán comenzar a caracterizar un trabajo más efectivo en la UNAD. 

Incumplir estos lineamientos no solo propicia escenarios de improductividad (repetición de reuniones, reprocesos, desvío en los objetivos, tiempo demás...), sino también de incomodidades personales, sentimientos de improductividad y hasta desmotivación y frustración, que nunca deben vivirse en una organización de aprendizaje, como la UNAD. 

Que la UNAD sea una Universidad que fluye en la red y hace de la virtualidad su escenario por naturaleza, no debe confundirse con interactuar todo el tiempo con el equipo de cómputo, y mantenerse en reuniones de Zoom, Teams, Skype, Whatsapp... que alejen de la disciplina académica y organizacional de reflexionar, escribir, planear, leer, estudiar y evaluar, entre otros. 

Por eso, cuando un líder Unadista se siente fastidiado con su trabajo es menester nuestro crear condiciones para apoyarle en la identificación de las causales de dicha frustración; uno de los aspectos más estudiados por la Rectoría para garantizar dicho apoyo es el de la simplificación estratégica que nos permitirá hacer efectivo disminuir y, ojalá, anular cargas de trabajo improductivo impulsando una disminución de procesos para mejorar la productividad y lograr mayores niveles de desempeño elevando las expectativas y disminuyendo cargas de estrés. 

Esto debe ser un compromiso de todos, empezando por la Rectoría, y seguido por las vicerrectorías, gerencias, direcciones zonales, decanaturas y direcciones de programa, entre otros. El ejemplo empieza por quienes tenemos la responsabilidad de conducir la Universidad a escenarios mucho más desafiantes, incluyentes, de servicio al país y con los más altos estándares de calidad. 

Solo imaginemos cuánto más podríamos lograr en el sueño de dar más UNAD para tener más país, si además de todo lo que ya hacemos muy bien (liderar la modalidad, ser reconocidos en calidad, llegar más allá de nuestras fronteras, innovar en programas, romper paradigmas...), optimizáramos nuestras formas de trabajar, de gestionar en equipo y de producir con más inteligencia. 

Lo aquí planteado como un reto constituye una forma práctica y ejecutiva de simplificar la gestión Unadista. Es la manera fácil, rápida, eficiente y económica de hacer nuestro trabajo. A manera de contexto, solamente les invito a calcular, en sus áreas de trabajo, cuánto dinero y resultados se podrían optimizar si la Universidad elimina el Desgaste en Reuniones Innecesarias (DRI); es decir, cuánto se impactaría positivamente el limitado presupuesto y se avanzaría en resultados institucionales si se re-enfocan constructivamente las miles de horas al año de cientos de colaboradores en extensas y a veces improductivas reuniones. 

Esto es un reto para nosotros, como organización de aprendizaje. Se trata de que en la UNAD simplifiquemos para ganar un potencial que deje atrás prácticas acostumbradas, pero poco productivas, y que a veces pueden equivocadamente conjugarse con mediocridad. 

No llamo a terminar con las reuniones, sino a impulsar un trabajo con mayor significado y sentido, que oriente nuestras tareas y labores importantes en torno de lo estratégico para el devenir Unadista. 

También se trata de revisar procedimientos, formalidades, múltiples reportes e informes, reprocesos y trabas administrativas, que desgastan la gestión, generan malestar y poco o nada aportan a los reales objetivos de las dependencias y la institución. Este es un llamado a los responsables de cada área y unidad a revisar este tema. 

En síntesis, solicito a todos y a cada uno de los líderes Unadistas que, en cumplimiento de nuestro criterio de actuación de autocontrol y autorregulación, desarrollemos un criterio gerencial para dar cumplimiento a lo aquí expresado.

 

Atentamente,

Jaime Alberto Leal Afanador

Rector

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